Gérer les finances de son église

Pour le pasteur et le conseil : ce que cela change

L'argent d'une église est confié par les fidèles. Le tenir dans un cahier ou un fichier Excel fonctionne tant qu'une seule personne s'en occupe et que personne ne pose de question. Le jour où le trésorier change, où le conseil demande un bilan, ou où un fidèle veut savoir où en est le projet de construction, il faut tout reconstituer.

Avec zBilling.net, l'église obtient quatre choses :

Trois décisions vous reviennent avant de commencer :

1. Qui tient la caisse, et qui saisit ? Idéalement deux personnes différentes (voir l'étape 2).
2. Les dîmes sont-elles nominatives ? Toute personne qui a accès au compte voit le nom rattaché à chaque opération. Vous pouvez enregistrer chaque fidèle sous son nom, sous un numéro d'enveloppe, ou tout regrouper sous un contact anonyme (voir l'étape 3).
3. Quels fonds doivent être suivis à part ? Construction, œuvres sociales, mission… (voir « Suivre un projet »).

L'espace Personnel gratuit accepte deux utilisateurs : le trésorier et une seconde personne (le pasteur, le secrétaire ou un diacre). Au-delà, l'application demande de changer de formule.

Le principe

Chaque fois que de l'argent entre ou sort, on renseigne trois informations :

• Le compte dit où se trouve l’argent : dans la caisse, à la banque, sur le compte Orange Money.
• La catégorie dit pourquoi il est entré ou sorti. C’est elle qui produit le compte rendu.
• Le payeur / bénéficiaire dit de qui il vient ou à qui il va.

Étape 1 — Préparer les comptes de l'église

Finances → Comptes

Un compte représente une poche d'argent réelle. À la création de l’espace, une caisse espèces nommée « Caisse principale » existe déjà : ouvrez-la avec le bouton Modifier et renommez-la Caisse Église.

Ajoutez ensuite les autres poches avec le bouton Nouveau compte, qui propose Espèces, Bancaires, Mobile et Wallets :

Ne créez pas un compte par nature de recette. Il n’y a pas un compte « dîmes » et un compte « offrandes » si tout va dans le même coffre : c’est la catégorie qui les distingue.

Étape 2 — Travailler à deux : qui saisit, qui valide ?

Si le trésorier est seul à tout faire, passez à l'étape 3 : toutes ses opérations sont validées directement.

À deux, l’organisation la plus sûre est celle-ci :

Sur une caisse espèces, seules les saisies du caissier — celui qui détient physiquement l’argent — sont validées tout de suite. Celles du superviseur restent en attente : elles ne comptent ni dans le solde ni dans les totaux tant que le caissier ne les a pas confirmées. Chaque montant est ainsi vu par deux personnes.

Ajouter la seconde personne

C'est le trésorier, créateur de l'espace, qui le fait, en quatre gestes :

1. Créer un rôle. Icône outils en haut de l’écran → Gestion des utilisateurs → Roles. Donnez-lui un nom (Secrétariat) et enregistrez, sans rien cocher.
2. Créer l'utilisateur. Même écran → Nouvel utilisateur. Recherchez la personne ; si elle n'a pas de compte, cliquez sur Créer une fiche contact, puis sur Créer un compte. Choisissez son identifiant, le rôle Secrétariat et Activer immédiatement : un mot de passe provisoire s’affiche, à lui remettre.
3. Lui ouvrir le module Finances. Finances → Configuration → Gérer les droits par rôle. Sur la ligne Secrétariat, tableau Caisses, cochez Voir les caisses et Ajouter une opération. Sans cela, le menu Finances n'apparaît pas chez elle.
4. La désigner sur la caisse. Finances → Comptes, bouton Modifier de Caisse Église : mettez-la dans le champ Superviseur, et laissez le trésorier dans le champ Caissier.

À sa première connexion, la nouvelle personne accepte les conditions d'utilisation et remplace son mot de passe provisoire.

Confirmer une opération en attente

Le trésorier ouvre Finances → Transactions. L'opération saisie par le secrétaire porte la mention Votre validation ; l'icône ✓ de la colonne Actions la confirme. Tant que ce n'est pas fait, le solde de la caisse ne bouge pas.

Sur un compte bancaire ou mobile, la règle est plus souple : les saisies du gestionnaire comme celles de l’opérateur sont validées tout de suite.

Étape 3 — Les contacts

Chaque opération doit porter un payeur ou un bénéficiaire. Deux contacts généraux suffisent pour démarrer :

S'y ajoutent, au fil des saisies, les fournisseurs réguliers (le bailleur, l'électricien, le technicien de sonorisation) et les personnes soutenues (le pasteur, le gardien).

Et les fidèles ?

Trois façons de faire, selon ce que le conseil a décidé :

Inutile de créer les contacts à l'avance. Dans le formulaire d’opération, tapez un nom inconnu dans le champ Payeur : la liste propose Créer le contact « … ». Une fenêtre s’ouvre avec le nom déjà rempli ; cliquez sur Enregistrer et le contact est sélectionné. Cette création demande une connexion.

Étape 4 — Le dimanche : saisir la collecte

Après le culte, l'argent est compté, de préférence à deux. La saisie se fait aussitôt, sur un téléphone ou un ordinateur.

Finances → Nouvelle transaction ouvre la Caisse Express. Onglet Recettes, carte Nouvelle recette :

Le libellé et la catégorie se tapent librement la première fois ; ils sont ensuite proposés dans la liste. Validez avec le bouton vert en bas du formulaire (Enregistrer sur ordinateur, Encaisser sur téléphone), puis Oui, je confirme.

La date et l’heure sont celles de la saisie. Pour enregistrer une collecte d’un autre jour, ouvrez Options avancées : vous y trouvez Date / heure, Référence et Note.

Ensuite : une touche par opération

Chaque opération enregistrée devient une carte dans Opérations fréquentes. La fois suivante, touchez la carte Offrande culte du dimanche, tapez le montant sur le pavé numérique, puis Encaisser 85 500 FCFA : c'est enregistré, sans rien ressaisir. L'épingle d'une carte la garde en tête de liste.

Une carte retient le libellé, le compte et le payeur : il y a donc une carte par fidèle pour les dîmes nominatives.

Pas de réseau dans la salle ?

Sur téléphone, la Caisse Express fonctionne hors ligne. L’opération est gardée sur l’appareil — un bandeau indique « 1 opération en attente d'envoi » — puis envoyée toute seule dans la minute qui suit le retour de la connexion, sans doublon. Deux conditions :

• avoir déjà utilisé la Caisse Express avec une connexion sur ce téléphone ;
• hors ligne, on enregistre des recettes et des dépenses, mais on ne crée pas de contact et on ne fait pas de transfert.

Vérifier avant de fermer le coffre

Le total saisi doit être égal au total compté.

• Sur ordinateur, la Caisse Express affiche à droite le Ticket du jour : la liste de vos saisies de la journée et le total Entrées.
• Sur tout appareil, ouvrez Finances → Transactions : l’écran montre la journée en cours. Cochez Caisse Église dans Comptes et lisez l’indicateur Encaissements. Les opérations encore en attente n'y sont pas comptées : le trésorier les confirme d'abord.

Si le total diffère du comptage, cherchez l’erreur tout de suite, tant que les personnes sont encore là.

Étape 5 — Le lundi : déposer à la banque

Porter l’argent de la caisse à la banque n’est ni une dépense ni une recette : c'est un transfert.

Finances → Nouvelle transaction → onglet Transferts → Nouveau transfert

Cliquez sur Transférer 400 000 FCFA. La caisse baisse de 400 000 F et la banque monte d’autant, immédiatement.

Si la personne qui fait le dépôt n'est ni gestionnaire ni opérateur du compte bancaire, l'entrée en banque reste en attente jusqu'à la confirmation de l'un d'eux.

Le même geste sert à approvisionner le compte Orange Money ou à retirer de la banque vers la caisse.

Un transfert apparaît dans la liste des transactions sous la catégorie TRANSFERTS INTERNES : une sortie sur le compte de départ, une entrée sur le compte d’arrivée. Il n’ajoute rien à ce que l’église possède — voir « Rendre compte » pour ne pas le compter comme une recette.

Étape 6 — Les dépenses de la semaine

Même écran, onglet Dépenses, carte Nouvelle dépense :

Validez (Enregistrer sur ordinateur, Décaisser sur téléphone), puis confirmez.

Si la caisse ne contient pas assez, l'opération est refusée :

Solde insuffisant sur « Caisse Église » (solde : 90 500 FCFA).

C’est voulu : cela signale un dépôt oublié, une recette non saisie ou une dépense payée d’une autre poche.

Gardez la pièce. L'application enregistre l'opération, pas le papier. Classez la quittance ou la facture et reportez son numéro dans le champ Référence : il devient le numéro de l’opération, et le filtre Mot-clé la retrouve.

Les catégories à utiliser

Choisissez une liste courte, faites-la valider par le conseil, et tenez-vous-y. L'orthographe doit être identique d'une saisie à l'autre : DIME et DIMES donnent deux lignes distinctes.

Recettes

Dépenses

Cliquez la ligne exacte dans la liste. Quand vous tapez un nom, la liste propose aussi les catégories qui commencent pareil, et la touche Entrée valide la première ligne surlignée : en tapant OFFRANDE, vous pouvez valider OFFRANDE SPECIALE sans le vouloir.

Étape 7 — Rendre compte

Tout se lit dans Finances → Transactions, avec le panneau Filtres à gauche. Trois indicateurs s’affichent en haut : Encaissements, Sorties et Solde net.

L’écran s’ouvre sur la journée en cours. Si vous ne voyez rien, changez la Période rapide : Cette sem., Ce mois, Mois préc., Cette année, puis Rechercher.

Le compte rendu du mois au conseil

1. Période rapide → « Mois préc. »
2. Catégories → sélectionnez toutes vos catégories sauf TRANSFERTS INTERNES
3. Rechercher

Les trois indicateurs donnent alors les vraies recettes, les vraies dépenses et le solde du mois. Sans l’étape 2, chaque dépôt en banque gonflerait à la fois les encaissements et les sorties ; le Solde net, lui, reste juste dans tous les cas.

Le bouton Imprimer produit un PDF de la liste, à remettre au conseil. Pour le détail par nature, ne gardez qu’une catégorie : DIME seule donne le total des dîmes du mois, LOYER celui des loyers.

Pour obtenir tout le tableau d’un coup, cliquez sur Exporter : le fichier CSV contient les colonnes Catégorie, Partenaire, Compte, Encaissement et Décaissement. Dans Excel ou Google Sheets, un tableau croisé dynamique avec Catégorie en lignes donne le compte rendu complet sur une page (laissez de côté la ligne TRANSFERTS INTERNES).

Combien y a-t-il réellement ?

Finances → Comptes affiche le solde de chaque compte. Le solde de Caisse Église doit être égal, au franc près, à ce qu’il y a dans le coffre. Comptez le coffre une fois par semaine et comparez : c’est le contrôle le plus simple et le plus efficace.

Suivre un projet (construction, mission…)

Utilisez la même catégorie pour les recettes et les dépenses du projet. Filtrez ensuite sur Catégories → CONSTRUCTION et Période rapide → « Cette année » :

Encaissements    480 000 FCFA     Sorties    200 000 FCFA     Solde net    280 000 FCFA

L'église a collecté 480 000 F pour la construction, en a dépensé 200 000, et il reste 280 000 F à y consacrer. C'est la réponse à donner à l'assemblée, chiffres à l'appui.

Si l’argent du projet est gardé à part (un compte bancaire dédié), créez-lui son propre compte : son solde donne alors directement ce qu’il reste.

La situation d’un fidèle, et son reçu

Si vous avez choisi le suivi nominatif ou par enveloppe : filtre Bénéficiaire → le fidèle, Période rapide → « Cette année ». L’indicateur Encaissements donne le total de ce qu’il a versé, et la liste en donne le détail.

Pour une opération précise, la colonne Actions propose Imprimer reçu, Envoyer par WhatsApp et Envoyer par email. Le reçu est un ticket intitulé « Reçu de paiement » : nom de l’église, numéro et date de l’opération, payeur, motif, montant en chiffres et en lettres.

Vérifier la banque et le mobile money

Une fois par mois, sur un ordinateur, comparez l’application au relevé de la banque ou de l’opérateur :

Finances → Relevés → Nouveau relevé

1. Choisissez le compte, la période, puis recopiez le solde d'ouverture et le solde de clôture imprimés sur le relevé. Cliquez sur Commencer la saisie.
2. Saisissez les lignes du relevé (date, libellé, débit ou crédit), ou collez-les depuis Excel.
3. Quand une ligne correspond à une opération déjà enregistrée — votre dépôt du lundi, par exemple — l’application la signale : Déjà saisie ? Un clic la rattache, sans créer de doublon.
4. Pour ce qui manquait (frais bancaires, virement reçu d’un donateur), indiquez le tiers et la catégorie : l’opération sera créée à la validation.

En haut de l’écran, l’écart entre le relevé et le calcul diminue à chaque ligne. Quand il affiche Écart 0 — prêt à valider, cliquez sur Valider le relevé. Seul le gestionnaire du compte (le superviseur, pour un compte mobile) peut valider, et les opérations d’un relevé validé ne peuvent plus être modifiées ni supprimées.

Exemple : un dimanche, puis un mois

Dimanche 4 octobre

Lundi : transfert de 400 000 F vers la banque. Il reste 45 500 F en caisse pour les dépenses courantes.

Le mois d'octobre

Dont 280 000 F réservés à la construction (480 000 collectés − 200 000 dépensés).

Variantes courantes

Les départements ont leur propre caisse (chorale, jeunesse, femmes)

Si un département garde lui-même son argent, donnez-lui son compte : Caisse Jeunesse, avec le trésorier du département comme Caissier. Il y saisit ses cotisations et ses dépenses. Quand il reverse une somme à l’église, c’est un transfert de sa caisse vers celle de l’église, pas une dépense. Le trésorier du département compte parmi les utilisateurs de l’espace.

Si le département n'a pas de caisse à lui et que tout passe par le trésorier de l'église, n'ajoutez pas de compte : une catégorie JEUNESSE suffit, comme pour un projet.

Dons reçus par Orange Money ou MTN MoMo

Saisissez-les en recette sur le compte mobile, avec le donateur en payeur. Si plusieurs dons arrivent dans la semaine, le plus simple est de les saisir tous en fin de mois à partir du relevé de l’opérateur (écran Relevés) : rien n’est oublié.

Plusieurs cultes ou plusieurs annexes

Un seul culte de plus : précisez-le dans le libellé (Offrande culte de 8 h, Offrande culte de 10 h). Une annexe qui a son propre coffre : un compte par annexe, avec son responsable comme caissier.

Une dépense avancée par un fidèle

Un frère a payé le ciment de sa poche et l’église le rembourse : une seule dépense, catégorie CONSTRUCTION, bénéficiaire = ce frère, le jour du remboursement. Notez le fournisseur et la facture dans la Note.

Changement de trésorier

Ajoutez le nouveau trésorier comme utilisateur, puis, dans Finances → Comptes, bouton Modifier de chaque compte, mettez-le à la place de l’ancien dans le champ Caissier. Tout l’historique reste en place. Faites d’abord un comptage du coffre en présence des deux, et vérifiez qu’il est égal au solde affiché.

Les réflexes à prendre

1. Saisir le jour même, en présence de ceux qui ont compté. C’est ce qui rend le compte incontestable.
2. Comparer le total saisi au total compté avant de fermer le coffre.
3. Un compte par poche d'argent réelle, une catégorie par nature. Ne pas mélanger les deux.
4. Écrire libellés et catégories toujours de la même façon. et cliquer la ligne exacte dans la liste.
5. Ne pas confondre transfert et dépense. Déposer à la banque est un transfert : le saisir en dépense fausserait vos charges.
6. Écarter TRANSFERTS INTERNES quand vous lisez les recettes et les dépenses d'une période.
7. Compter le coffre chaque semaine et le comparer au solde de la caisse.
8. Rapprocher la banque et le mobile money chaque mois dans l'écran Relevés.
9. Changer la période quand l'écran Transactions semble vide : il s'ouvre sur la journée en cours.

Ce que ce guide ne couvre pas

Volontairement limité aux modules Contacts et Finances de l'espace Personnel :

• pas de budget : l'application dit ce qui a été dépensé, pas ce qui était prévu ;
• pas de fonds réservés automatiques : ce qu'il reste d'un projet se lit avec le filtre par catégorie, ou sur un compte dédié ;
• pas de suivi des promesses de dons : seul l’argent réellement reçu est enregistré ;
• pas de reçu fiscal : le document remis est un reçu de paiement ordinaire, au format ticket ;
• pas d'accès pour les fidèles : chacun ne consulte pas sa propre situation, c’est le trésorier qui la lit pour lui ;
• pas de compte rendu par catégorie à l’écran : il passe par l'export CSV décrit à l'étape 7 ;
• pas d'archivage des pièces justificatives dans ce parcours : les quittances restent classées sur papier ;
• pas d'états comptables (bilan, compte de résultat) : ce guide tient une trésorerie, pas une comptabilité.

Au-delà de deux utilisateurs, l'église doit passer à une formule payante.