À 8 heures, le Dr Christian ouvre son cabinet. Sa secrétaire accueille les premiers patients, répond au téléphone et prépare les rendez-vous de la journée.
Certains jours, une quinzaine de patients passent par le cabinet. Les consultations s’enchaînent, un patient reporte son rendez-vous, un autre règle en espèces, un troisième préfère payer par Mobile Money. Pendant ce temps, il faut aussi acheter des consommables, régler les charges et vérifier la caisse.
Le Dr Christian connaît son métier. Ce qui devient compliqué, ce n’est pas de soigner : c’est de suivre tout ce qui se passe autour des consultations.
Pendant longtemps, les rendez-vous étaient notés dans un cahier, les numéros enregistrés dans différents téléphones, et la recette du jour recomptée le soir. Cette méthode peut fonctionner, jusqu’au jour où il faut retrouver une information précise ou expliquer une différence de caisse.
Le Dr Christian décide alors de commencer simplement, sans abonnement, avec trois modules gratuits de zBilling.net : Contacts, Agenda et Finances.
Il veut répondre à quatre questions :
💡Qui vient, quand, qui a payé, et combien reste effectivement dans les comptes du cabinet ?
Une limite essentielle : zBilling.net est utilisé ici pour l’administration et les finances du cabinet, pas comme logiciel de dossier médical. Les diagnostics, prescriptions, antécédents, observations et documents cliniques restent dans le dispositif sécurisé habituel du praticien.
Une journée avec le Dr Christian
« Qui vient aujourd’hui ? »
La secrétaire ouvre Agenda → Calendrier. Les rendez-vous apparaissent au même endroit. Sur téléphone, elle peut les consulter jour par jour.
Elle voit notamment qu’Achille Mbarga doit arriver à 9h30. Avant de proposer un créneau à un nouveau patient, elle regarde le calendrier : zBilling.net n’empêche pas automatiquement deux rendez-vous à la même heure.
💡Le calendrier ne remplace pas un agenda médical spécialisé. Pour ce cabinet, il donne déjà une vue simple de la journée.
Achille Mbarga arrive
La secrétaire retrouve la fiche administrative d’Achille : son nom, son numéro de téléphone, les informations de contact utiles et, si nécessaire, la référence de son dossier papier.
La fiche ne contient ni diagnostic ni compte rendu médical. Elle sert à identifier la bonne personne et à relier les événements administratifs à un même contact.
La secrétaire peut passer le rendez-vous à Confirmé, puis le Dr Christian le marquera Terminé après la consultation.
Une consultation, un encaissement
Achille règle 10 000 FCFA en espèces.
La secrétaire ouvre la Caisse Express, saisit une recette de 10 000 FCFA, choisit Achille comme Payeur et la catégorie CONSULTATION.
Point important : elle enregistre l’argent dans Caisse secrétariat, pas dans la caisse personnelle du médecin. Le Dr Christian a organisé les droits et les caisses de façon que chacun sache qui a encaissé quoi.
L’opération est enregistrée sur le compte réellement utilisé. Achille pourra ensuite être retrouvé dans l’historique des transactions.
Mme Ngo appelle pour un rendez-vous
Un nouveau patient contacte le cabinet. La secrétaire crée une fiche administrative, puis lui attribue un créneau disponible.
Elle peut configurer un rappel 24 heures à l’avance. Mais elle vérifie d’abord le canal :
- un WhatsApp connecté à l’espace est nécessaire pour un rappel WhatsApp au patient ;
- un compte SMS configuré est nécessaire pour l’envoi par SMS ;
- l’email nécessite l’adresse du patient ;
- la notification interne avertit l’utilisateur dans zBilling.net, pas le patient.
Si WhatsApp ou SMS n’est pas configuré, l’option correspondante apparaît grisée. Et si un canal devient indisponible ou si les coordonnées nécessaires manquent, le rappel est redirigé en notification interne : le personnel doit alors contacter le patient lui-même.
Le Dr Christian insiste sur un autre point : le rappel reprend l’objet et les notes du rendez-vous. Il ne faut y écrire aucune information clinique ou confidentielle.
Acheter des consommables
Le cabinet achète des gants et des compresses pour 18 000 FCFA.
Cette fois, c’est une dépense. Le médecin ou la personne habilitée choisit le compte qui paie réellement, Caisse cabinet dans notre exemple, puis la catégorie CONSOMMABLES et le bénéficiaire Pharmacie du Centre.
Une caisse espèces refuse une sortie supérieure à son solde : il faut donc qu’elle soit suffisamment alimentée avant d’enregistrer l’achat.
Le moment où le contrôle devient concret
La journée est terminée. La secrétaire a encaissé dans sa propre caisse. Elle compte l’argent qu’elle va remettre au Dr Christian.
Dans zBilling.net, elle crée un transfert de Caisse secrétariat vers Caisse cabinet, pour le montant effectivement remis.
Mais le transfert n’est pas encore définitif. Il reste en attente et n’affecte aucun des deux soldes tant que le médecin ne l’a pas confirmé.
Le Dr Christian reçoit l’argent, le compte, puis retrouve l’opération en attente dans la vue d’ensemble des Finances. Il la confirme seulement si le montant déclaré correspond au montant reçu.
💡C’est la différence entre faire confiance et pouvoir vérifier. Les deux personnes participent à la gestion, sans faire comme si elles utilisaient le même tiroir-caisse.
À titre d’exemple, les opérations de la journée peuvent afficher :
Attention : ces 67 000 FCFA représentent l’écart entre encaissements et sorties sur la période filtrée ; ce n’est pas automatiquement le bénéfice comptable du cabinet, ni le contenu d’une caisse particulière. Un transfert entre caisses ne constitue pas une nouvelle recette.
Le Dr Christian dispose désormais d’une trace des opérations et d’un contrôle du reversement. Il peut comparer les soldes de ses caisses à l’argent réellement détenu.
Reproduire cette organisation dans zBilling.net
L’histoire paraît simple. Voici les réglages et les gestes nécessaires pour la reproduire dans l’application, depuis la création des contacts jusqu’au contrôle des caisses.
Créer l’espace du cabinet
Inscrivez-vous sur zBilling.net. Dans l’assistant de création, à l’étape Votre espace, indiquez :
| Champ | Valeur d’exemple |
|---|---|
| Type d’activité | Usage personnel |
| Nom de l’espace | Cabinet médical du Dr Christian |
Ce profil donne accès gratuitement à Contacts, Agenda et Finances, avec deux utilisateurs.
Le code d’activation est envoyé par WhatsApp si vous avez renseigné un numéro, sinon par email.
💡Ne confondez pas activation de l’espace et envoi de rappels de rendez-vous par WhatsApp : pour ces derniers, un numéro WhatsApp doit aussi être connecté à l’espace.
Structurer le fichier administratif
Trois groupes suffisent pour commencer
Allez dans Contacts → Groupes → Nouveau groupe, puis créez :
| Groupe | À quoi il sert |
|---|---|
Patients | contacts administratifs des personnes reçues |
Fournisseurs | pharmacies, laboratoire, bailleur, société de ménage |
Assurances | assureurs et mutuelles qui versent des règlements |
Sur téléphone, le bouton + en bas de l’écran Groupes donne accès à Nouveau groupe.
La fiche d’Achille Mbarga
Ouvrez Contacts → Liste → Nouveau contact. Sur téléphone : + → Nouveau contact.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Type | Personne physique |
| Nom | Mbarga |
| Prénom(s) | Achille |
| Date de naissance | seulement si utile à la gestion administrative |
| Téléphone | numéro principal |
| numéro accepté pour recevoir les rappels | |
| facultatif ; nécessaire pour les rappels par email | |
| Adresse | quartier, ville |
| Groupe | Patients |
| Notes / Commentaires | Dossier papier n° 0412 ou référence administrative |
Cliquez sur Enregistrer le contact, puis confirmez.
Pour un patient mineur, créez la fiche au nom de l’enfant et utilisez les coordonnées du parent ou représentant habilité pour les communications, en veillant à leur confidentialité.
Et les pièces jointes ?
Sur une fiche, le panneau Fichiers → Ajouter un fichier permet de joindre un document. Une date d’expiration peut être définie à la création ou modifiée avec l’icône calendrier. Des alertes sont prévues 30 jours, 7 jours et le jour de l’expiration pour la personne qui a ajouté le fichier.
C’est potentiellement utile pour un justificatif administratif de couverture ou une prise en charge d’assurance valable jusqu’à une date.
Ne joignez pas d’ordonnance, de courrier médical ou de résultat d’analyse : ces documents peuvent contenir des données de santé. Ce type de document n’a pas sa place dans le fichier administratif général de cet exemple. Même pour les pièces administratives, vérifiez leur contenu et les droits des personnes ayant accès aux contacts.
Préparer les comptes d’argent
À la création de l’espace, quatre comptes sont déjà disponibles. Ils peuvent être renommés avec Modifier :
| Compte présent au départ | Nom conseillé | Usage |
|---|---|---|
Caisse principale | Caisse cabinet | espèces détenues par le médecin |
Orange Money | Compte mobile cabinet | paiements sur ce portefeuille |
MTN Mobile Money | à conserver ou renommer | paiements sur cet autre portefeuille |
Cpte Bancaire | Compte professionnel | banque, virements, règlements d’assurance |
La secrétaire aura ensuite sa propre caisse, créée à l’étape consacrée au travail à deux.
Une règle essentielle : un compte représente une vraie poche d’argent. Ne créez pas de compte par patient ou type d’acte. Le champ Payeur / Bénéficiaire sert à retrouver la personne ; la Catégorie sert à classer l’opération.
Organiser les rendez-vous
Ouvrez Agenda → Rendez-vous → Nouveau RDV ; sur téléphone, utilisez le + dans l’en-tête vert.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Objet | Consultation — Achille Mbarga |
| Début | 15/10/2026 09:30 |
| Fin | 15/10/2026 10:00 |
| Lieu | Cabinet |
| Contact | sélectionner Achille Mbarga dans la liste |
| Notes | uniquement des indications administratives destinées au patient |
| Rappel | 24 heures avant, par un canal réellement configuré |
L’objet est visible dans le calendrier et figure dans les rappels : évitez tout détail médical sensible.
Les canaux de rappel et leurs conditions
L’avance peut être choisie entre 15 minutes et 48 heures.
| Canal | Qui reçoit le rappel | Condition |
|---|---|---|
| patient, sur son WhatsApp ou à défaut son téléphone | numéro WhatsApp connecté à l’espace | |
| SMS | patient | compte SMS configuré |
| patient | email sur la fiche | |
| Notification interne | utilisateur de zBilling.net | aucune configuration externe |
Les canaux WhatsApp et SMS non configurés sont affichés comme tels et ne peuvent pas être sélectionnés. Si le canal sélectionné échoue par la suite, ou si les coordonnées sont absentes, le rappel revient en notification interne avec l’indication que le patient n’a pas été informé.
Pour un rappel reçu par un patient, n’inscrivez dans les notes que des éléments pouvant être partagés, par exemple Merci de vous présenter 15 minutes avant le rendez-vous.
Faire évoluer le rendez-vous
| Statut | Utilisation |
|---|---|
| Planifié | rendez-vous créé |
| Confirmé ✓ | venue confirmée |
| Terminé 🏁 | consultation effectuée |
| Annulé ✗ | rendez-vous annulé |
Les listes proposent les filtres À venir, Confirmés, Passés et Annulés. Le calendrier affiche l’ensemble des rendez-vous, sur téléphone jour par jour.
Après une consultation, le Dr Christian peut programmer un contrôle ultérieur, par exemple Contrôle — Achille Mbarga, avec un rappel 48 heures avant si un canal adapté est configuré.
Limite connue : deux rendez-vous peuvent être créés au même horaire. Vérifiez le calendrier avant d’attribuer un créneau.
Encaisser une consultation
Ouvrez Finances → Nouvelle transaction, puis Caisse Express → Recettes → Nouvelle recette.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Compte | Caisse secrétariat si la secrétaire encaisse en espèces |
| Libellé | Consultation |
| Montant | 10 000 |
| Payeur | Achille Mbarga |
| Catégorie | CONSULTATION |
Validez avec Enregistrer (ordinateur) ou Encaisser (téléphone), puis Oui, je confirme.
Si le patient n’a pas encore de fiche, le champ Payeur peut proposer Créer le contact « … ». Complétez ensuite son groupe Patients.
Les opérations fréquentes
Après les premières saisies, l’encaissement peut réapparaître sous forme de carte d’opération fréquente. Pour une consultation suivante, la secrétaire sélectionne la carte et renseigne le montant : les champs habituels sont déjà préparés.
Et si le réseau tombe ?
Sur téléphone, un mode de saisie hors ligne affiche un bandeau indiquant que les opérations sont conservées sur l’appareil et envoyées au retour de la connexion.
Ce fonctionnement est utile lors d’une visite à domicile, mais il faut contrôler la synchronisation effective avant de considérer la comptabilité de la journée comme définitivement à jour.
Lorsqu’une assurance règle plusieurs consultations
Saisissez une recette sur Compte professionnel, avec l’assurance comme Payeur, la catégorie ASSURANCE et, dans Options avancées → Note, la période ou la référence administrative du bordereau.
Il s’agit de l’argent effectivement reçu ; cela ne calcule pas automatiquement la part due par l’assurance.
Enregistrer les dépenses
Toujours dans la Caisse Express, choisissez Dépenses → Nouvelle dépense.
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Compte | le compte ayant réellement payé, par exemple Caisse cabinet |
| Libellé | Gants et compresses |
| Montant | 18 000 |
| Bénéficiaire | Pharmacie du Centre |
| Catégorie | CONSOMMABLES |
Validez avec Enregistrer (ordinateur) ou Décaisser (téléphone), puis confirmez.
Une caisse espèces ne peut pas enregistrer une dépense supérieure à son solde. Vérifiez donc qu’elle contient réellement les fonds disponibles.
Les paiements répétitifs — loyer, internet, salaires — peuvent eux aussi apparaître dans les opérations fréquentes.
Les catégories du cabinet
Utilisez une liste courte, constante, sans accents (l’application les met en majuscules).
Recettes
- CONSULTATIONconsultation ordinaire
- CONTROLEconsultation de suivi, si tarif distinct
- ACTEprestation ou soin facturé
- CERTIFICATcertificat administratif ou visite d’aptitude
- VISITE DOMICILEconsultation à domicile
- ASSURANCEversement effectivement reçu d’un assureur
Dépenses
- LOYERloyer du local
- CONSOMMABLESgants, compresses, désinfectant…
- MATERIELéquipements et réparations
- SALAIRESsecrétariat et autres employés
- EAU ELECTRICITEeau, électricité, internet, téléphone
- IMPOTS ET COTISATIONScharges fiscales et cotisations professionnelles
Lire les chiffres du cabinet
Ouvrez Finances → Transactions. Par défaut, l’écran affiche la journée en cours.
Un exemple de journée donne :
Ce solde net est le résultat des mouvements du périmètre filtré, et ne doit pas être confondu avec le bénéfice comptable ou le solde d’une caisse donnée.
Voir le mois
Sur ordinateur, sélectionnez Période rapide → Ce mois, puis Rechercher. Sur téléphone, la pastille Ce mois suffit. Les filtres Bénéficiaire et Catégories se trouvent derrière le bouton de filtre.
| Catégorie filtrée | Question à laquelle on répond |
|---|---|
CONSULTATION | combien de consultations ont été encaissées ? |
ASSURANCE | combien les assurances ont-elles effectivement versé ? |
CONSOMMABLES | combien les consommables ont-ils coûté ? |
Retrouver une opération liée à un patient
Dans Transactions, filtrez sur Bénéficiaire et choisissez Achille Mbarga, sur une période suffisamment longue. Le filtre peut couvrir les partenaires des recettes comme des dépenses.
Vous retrouvez les paiements enregistrés de ce patient, et non un historique clinique complet ni nécessairement tous les rendez-vous réalisés.
Exporter
Le bouton CSV exporte les opérations. Le bouton Imprimer permet d’obtenir la liste sur papier. Dans un tableur, un tableau croisé dynamique peut regrouper les encaissements et décaissements par Catégorie ou Partenaire.
Ne rien oublier avec les tâches
Allez dans Agenda → Tâches. Depuis un autre écran, le bouton + de la barre du haut permet aussi d’ouvrir la création de tâche (Alt+N sur ordinateur).
Exemples :
Relancer Mme Ngo — règlement administratif à vérifierCommander des compressesEnvoyer le bordereau à la mutuelleRappeler Achille Mbarga — dossier administratif à compléter
Cochez À faire aujourd’hui pour afficher l’action dans Ma journée. Sinon, elle rejoint la boîte de réception des tâches à organiser.
N’écrivez ni symptômes, ni résultats d’analyse, ni éléments cliniques dans les tâches.
Travailler à deux : la secrétaire encaisse, le Dr Christian contrôle
Pour travailler à deux, le plus clair est de ne pas donner à tout le monde la même caisse. Chaque intervenant doit avoir les droits correspondant à son rôle et un circuit de reversement vérifiable.
Créer le rôle « Secrétariat »
Dans l’icône Configuration de la barre du haut, ouvrez Gestion des utilisateurs. Sur téléphone, passez par le menu du nom de l’espace puis Outils du projet.
Choisissez Nouvel utilisateur. Si aucun rôle n’existe encore, zBilling.net propose d’abord d’en créer un. Donnez-lui le nom Secrétariat, puis enregistrez.
Créer le compte de la secrétaire
Retournez dans Gestion des utilisateurs → Nouvel utilisateur.
- Recherchez la secrétaire. Si elle n’a pas encore de fiche, choisissez Créer une fiche contact et renseignez son nom, son prénom et son email.
- Depuis sa fiche, utilisez Créer un compte ; indiquez un identifiant (par exemple
bngono), le rôleSecrétariatet Activer immédiatement. - Après confirmation, un mot de passe temporaire apparaît à l’écran. Conservez-le au moment de l’affichage et communiquez-le de manière sûre à la secrétaire.
À sa première connexion, elle accepte les conditions d’utilisation, puis choisit un mot de passe personnel dans Mon compte → Sécurité.
Donner les droits nécessaires sur les Finances
Par défaut, le rôle Secrétariat accède aux Contacts et à l’Agenda, mais pas aux Finances.
Ouvrez Finances → Configuration → Gérer les droits par rôle, puis cochez pour Secrétariat :
- Voir les caisses ;
- Ajouter une opération.
Accordez seulement les droits nécessaires au fonctionnement quotidien.
Créer « Caisse secrétariat »
Une personne encaisse dans une caisse dont elle est caissière (ou à laquelle elle a accès comme superviseur). Le Dr Christian conserve Caisse cabinet ; la secrétaire a sa propre caisse.
Ouvrez Finances → Comptes → Nouveau compte → Espèces :
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Intitulé | Caisse secrétariat |
| Caissier | la secrétaire |
| Superviseur | le Dr Christian |
Désormais, les encaissements reçus par la secrétaire sont enregistrés dans sa caisse ; ceux reçus directement par le médecin vont dans la sienne.
Le reversement du soir, étape par étape
Quand elle termine sa journée, la secrétaire compte les espèces qu’elle remet au médecin.
Elle ouvre Nouvelle transaction → Transferts → Nouveau transfert :
- Source :
Caisse secrétariat; - Destination :
Caisse cabinet; - Montant : somme effectivement remise.
Après la saisie, le transfert demeure en attente de confirmation. Il n’entre dans aucun solde avant validation.
Le Dr Christian :
- reçoit et compte physiquement les espèces ;
- ouvre Finances → Vue d’ensemble ;
- utilise le bandeau Transactions en attente de confirmation → Traiter ;
- vérifie le montant du transfert et clique sur Confirmer si les chiffres concordent.
La prochaine fois, une carte fréquente Caisse secrétariat → Caisse cabinet simplifie la saisie.
Ce contrôle ne crée pas de revenu supplémentaire. Il déplace une somme déjà encaissée d’une caisse vers une autre, après vérification.
| Secrétaire | Dr Christian | |
|---|---|---|
| Fiches administratives | crée et met à jour | consulte |
| Rendez-vous | crée, confirme, annule | clôture si nécessaire |
| Encaissements | Caisse secrétariat | Caisse cabinet |
| Fin de journée | compte et déclare le reversement | recompte et confirme |
Les bons réflexes à retenir
- 1Toujours sélectionner le bon patient dans le rendez-vous (Contact) et dans la recette (Payeur).
- 2Ne jamais inscrire de données cliniques dans les contacts, tâches, fichiers administratifs ou notes qui peuvent être repris dans les rappels.
- 3Vérifier le calendrier avant de donner un créneau, puisque les doublons ne sont pas bloqués.
- 4Ne pas confondre notification interne et message au patient. Sans canal externe opérationnel, le secrétariat doit prévenir le patient autrement.
- 5Encaisser dans la bonne caisse et au moment du paiement. Les transferts entre caisses ne sont ni des recettes ni des dépenses.
- 6Confirmer les reversements seulement après comptage réel. Une transaction en attente ne vaut pas remise d’espèces vérifiée.
- 7Garder des catégories cohérentes, par exemple
CONSULTATIONplutôt que tantôtCONSULTATION, tantôtCONSULTATIONS. - 8Contrôler la période de la liste des transactions : elle s’ouvre sur la journée en cours.
- 9Vérifier la synchronisation après une saisie hors ligne, avant de clôturer les comptes.
- 10Séparer strictement l’argent du cabinet et l’argent personnel du médecin.
Ce que ce scénario gratuit ne couvre pas
Ce guide exploite volontairement l’espace Usage personnel et seulement ses modules Contacts, Agenda et Finances. Il ne couvre pas :
- le dossier médical, les diagnostics, prescriptions, observations ou antécédents ;
- les ordonnances ou résultats médicaux dans les fichiers de contacts ;
- la création de factures, reçus ou feuilles de soins à remettre au patient ;
- un suivi automatique des créances et des impayés — une somme due doit être suivie manuellement, par exemple par une tâche ;
- le calcul du tiers payant ou de la part d’assurance à percevoir ;
- la prise de rendez-vous en ligne par les patients ;
- le blocage automatique des créneaux déjà occupés ;
- la liste des rendez-vous sur la fiche patient ;
- un agenda médical spécialisé par praticien : ici, un seul agenda sert à l’espace ; en cas de plusieurs praticiens, il faudrait identifier le praticien dans l’objet ou le lieu, sans prétendre disposer d’un planning médical multi-praticiens.
Les factures, reçus et fonctionnalités avancées de gestion des créances relèvent de modules de facturation disponibles dans les offres adaptées à ces besoins.
Ce que le Dr Christian a réellement changé
Le Dr Christian n’a pas remplacé son dossier médical. Il n’a pas automatisé tout le fonctionnement de son cabinet.
Il a commencé par régler trois problèmes concrets :
- les informations administratives des patients ne sont plus dispersées ;
- les rendez-vous sont visibles dans un agenda commun, avec des rappels quand le canal est configuré ;
- les encaissements et les dépenses sont enregistrés dans les bons comptes, avec un reversement contrôlé entre la secrétaire et le médecin.
Il peut ensuite avancer à son rythme, sans abonnement pour ce premier niveau d’organisation.
💡Le premier progrès n’est pas d’avoir un logiciel pour tout. C’est de ne plus dépendre uniquement d’un cahier, d’un téléphone et de sa mémoire pour gérer le cabinet.
Contacts, Agenda et Finances sont disponibles gratuitement dans l'espace Personnel — jusqu'à deux utilisateurs, sans carte bancaire.
