Justin est trésorier de la tontine « Les Amis » : dix membres, 20 000 F chacun à chaque séance, et la main remise le soir même. Il tient un cahier et une petite boîte en fer. À la séance 3, il compte la boîte devant tout le monde : il manque 20 000 F pour remettre les 200 000 F de la main de Marie. Quelqu'un a-t-il oublié de payer ? Justin a-t-il oublié de noter ? Deux membres jurent avoir cotisé, le cahier est raturé à cet endroit, et l'ambiance de la séance en prend un coup.
Ce que Justin veut, c'est un registre que personne ne peut contester : chaque cotisation notée devant le groupe, chaque main remise, et à tout moment le solde de la caisse — qui doit revenir à zéro après chaque séance complète.
Justin décide de traiter l'argent de la tontine pour ce qu'il est : de l'argent qui ne lui appartient pas, qu'il tient pour le groupe. Il lui donne donc une caisse à part, avec un contact par membre :
Deux gestes suffisent :
| Ce qui se passe | L'opération à saisir |
|---|---|
| Un membre cotise | Encaissement |
| Le pot est remis au membre de la séance | Dépense (le bouton s'appelle « Décaisser ») |
Le membre est la clé du système : c'est lui qui permet de retrouver, pour chacun, ce qu'il a cotisé et ce qu'il a reçu.
Vous êtes simple membre ? La logique est inversée : pour vous, une cotisation sort de votre poche. Voir Combien me reste-t-il à cotiser ?.
Disposer d'un espace Personnel
Si vous n'avez pas encore d'espace, choisissez le profil « Personal » dans l'assistant de configuration : il ne donne accès qu'à Contacts, Agenda et Finances, et c'est tout ce dont ce guide a besoin. La création pas à pas est détaillée dans Le salaire de Flore.
Créer le compte de la tontine
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Type de compte | Caisse espèces (ou Paiement mobile si les cotisations arrivent par Orange Money / MTN MoMo) |
| Intitulé | Tontine Les Amis |
| Caissier | -- Moi-même -- (ou votre trésorier, voir plus bas) |
Un compte par tontine, jamais votre caisse personnelle. Si vous mélangez, vous ne saurez plus ce qui est à vous et ce qui est au groupe. Si vous gérez trois tontines, créez trois comptes.
Un compte neuf refuse par défaut une dépense supérieure à son solde (« Solde insuffisant pour cette opération »). C'est utile ici : vous ne pouvez pas remettre le pot tant que toutes les cotisations n'y sont pas.
Vous n'êtes pas seul à gérer ?Le caissier est la personne dont les saisies sont validées tout de suite. Le superviseur peut aussi saisir sur le compte, mais ses opérations restent en attente : elles ne comptent ni dans le solde ni dans les totaux tant que le caissier ne les a pas confirmées. C'est une double validation naturelle : le secrétaire saisit, le trésorier valide.
Désignez le secrétaire comme Superviseur et le trésorier comme Caissier dans le formulaire du compte (les deux doivent être membres de votre espace). Le caissier retrouve les opérations à valider dans Finances → Transactions : la colonne « Votre validation » propose un bouton « Confirmer ».
Créer un contact par membre
| Champ | Quoi mettre |
|---|---|
| Nom / raison sociale | le nom de famille du membre |
| Prénom(s) | son prénom |
| Téléphone | son numéro (utile pour la relance) |
Créez aussi un contact Tontine — Divers : le partenaire est obligatoire sur chaque opération, y compris une dépense qui ne concerne aucun membre (location de salle, repas).
Une personne qui participe à plusieurs tontines n'a qu'un seul contact : c'est le compte qui distingue les tontines.
Plus rapide — inutile de passer par le module Contacts. Dans le formulaire d'opération, cliquez sur le lien « Créer un contact » sous le champ Payeur / Bénéficiaire : une fenêtre demande Nom(s), Prénom(s) et Téléphone, puis le contact créé est sélectionné tout de suite. Attention : taper un nom inconnu dans le champ ne crée rien, la liste répond « No results found ».
Enregistrer une cotisation
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Compte | Tontine Les Amis |
| Opération | Encaissement |
| Libellé | Séance 03 — cotisation |
| Montant | 20 000 |
| Catégorie | COTISATION |
| Payeur | Marie Ngo |
Cliquez sur Encaisser. Une fenêtre « Confirmer l'opération » s'ouvre : cliquez sur « Oui, je confirme ».
La date et l'heure sont celles de la saisie. Si vous enregistrez après la séance, cliquez sur « Options avancées » : vous y trouvez Date/heure, Référence et Note. Dès la deuxième saisie, le libellé et la catégorie vous sont proposés : il reste à choisir le membre et le montant.
Écrivez le numéro de séance toujours de la même façon (Séance 03, pas « séance 3 » ni « S3 »). Le libellé est ce qui vous permettra de lister d'un coup toutes les opérations d'une séance.
Catégorie : cliquez sur la ligne exacte. Quand vous tapez un nom, la liste propose aussi les catégories qui commencent pareil, et la touche Entrée valide la première ligne surlignée. En tapant FRAIS, la première ligne était FRAIS BANCAIRES : la catégorie enregistrée n'était pas la bonne. Cliquez la ligne qui correspond exactement à ce que vous voulez.
Remettre la main
Même écran, en choisissant Dépense :
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Compte | Tontine Les Amis |
| Opération | Dépense |
| Libellé | Séance 03 — main |
| Montant | 200 000 (10 membres × 20 000) |
| Catégorie | MAIN |
| Bénéficiaire | le membre qui reçoit à cette séance |
Cliquez sur Décaisser. Si une cotisation manque, le solde du compte est insuffisant et l'opération est refusée : vous voyez tout de suite que quelqu'un n'a pas payé.
Où en est un membre ?
Finances → Transactions, puis dans le panneau de gauche :
- 1Période rapide → Cette année (par défaut l'écran n'affiche que la journée en cours).
- 2Comptes → cochez
Tontine Les Amis(pour ne pas mélanger avec ses autres tontines). - 3Bénéficiaire → le membre.
- 4Cliquez sur Rechercher.
Les indicateurs en haut de l'écran donnent la réponse. Pour Marie, après la séance 3 :
Marie a cotisé 60 000 F (3 séances) et a déjà reçu 200 000 F. Elle a donc pris 140 000 F d'avance sur le groupe : elle doit continuer à cotiser jusqu'à la fin du cycle. Le Solde net affiche directement cet écart.
Si le membre a aussi payé une amende, elle s'ajoute aux Encaissements. Pour ne voir que ses cotisations, ajoutez le filtre Catégories → COTISATION.
Qui a payé à cette séance ?
Dans le même écran, tapez Séance 03 dans Mot-clé puis cliquez sur Rechercher : la liste montre toutes les opérations de la séance. Comparez-la à la liste de vos membres pour repérer ceux qui manquent.
C'est le geste qui aurait sauvé la séance 3 de Justin : en quelques secondes, il sait quels membres ont une ligne de cotisation, et lesquels n'en ont pas.
Combien y a-t-il en caisse ?
Finances → Comptes : le solde de « Tontine Les Amis » est l'argent réellement détenu pour le groupe. Après une séance complète (toutes les cotisations encaissées, main remise), il revient à zéro (ou au montant des amendes, voir plus bas). Un solde qui ne revient pas à zéro signale une erreur de saisie ou une cotisation en retard.
Un tableau de toutes les séances ?
Il n'existe pas encore d'écran qui croise membres et séances. Pour l'obtenir :
- 1Sélectionnez la période et le compte de la tontine, sans filtrer sur un bénéficiaire.
- 2Cliquez sur Exporter CSV — le fichier contient les colonnes Libellé, Partenaire, Encaissement et Décaissement.
- 3Dans Excel ou Google Sheets, faites un tableau croisé dynamique : Partenaire en lignes, Libellé en colonnes, Encaissement en valeurs.
Vous obtenez la grille classique du cahier de tontine : une ligne par membre, une colonne par séance.
Deux particularités du fichier : le texte est entièrement en majuscules, et la colonne DATE indique le jour de la saisie, pas la date choisie dans Options avancées. C'est une raison de plus de mettre le numéro de séance dans le libellé.
La séance 3 d'une tontine de 10 membres
| Libellé | Montant | |
|---|---|---|
| Encaissements | 10 × Séance 03 — cotisation (20 000 F) | 200 000 F |
| Dépense | Séance 03 — main — Marie Ngo | 200 000 F |
| Solde du compte après la séance | 0 F |
Situation de deux membres à l'issue de la séance 3 :
| Membre | Cotisé | Reçu | Lecture |
|---|---|---|---|
| Marie Ngo | 60 000 F | 200 000 F | a reçu sa main, doit encore cotiser 7 séances |
| Paul Mbarga | 60 000 F | 0 F | n'a pas encore reçu, a avancé 60 000 F au groupe |
Quand la tontine se complique
Un membre a plusieurs mains
Il cotise autant de fois que de mains, et reçoit une main par tour gagné. Notez-le dans le libellé (Séance 03 — cotisation, 2 mains, montant 40 000). Le calcul « cotisé − reçu » reste juste.
Amendes (retard, absence)
Encaissement, catégorie AMENDE, payeur = le membre sanctionné. Elle reste dans la caisse : après la remise de la main, le solde du compte n'est plus zéro mais égal aux amendes accumulées. C'est le fonds de la tontine.
Frais (repas, salle, transport)
Dépense, catégorie FRAIS, bénéficiaire = Tontine — Divers. Ils se prélèvent sur le fonds d'amendes, pas sur le pot des membres.
Caisse de solidarité (deuil, mariage, naissance)
Créez un second compte : Tontine Les Amis — Solidarité. Chaque séance, saisissez la cotisation de solidarité sur ce compte (catégorie SOLIDARITE), et les secours versés en Dépense (catégorie SECOURS, bénéficiaire = le membre secouru). Le solde de solidarité reste ainsi séparé du pot.
Si vous avez déjà tout encaissé sur le compte principal, déplacez la part de solidarité avec le bouton Transfert (Finances → Comptes ou Finances → Transactions), pas avec une dépense. Choisissez le compte source, le compte destination et le montant, cliquez sur « Transférer maintenant ! », puis confirmez.
Prêts entre membres
Si la tontine prête de l'argent à ses membres :
| Opération | Type | Catégorie | Membre |
|---|---|---|---|
| Prêt accordé | Dépense | PRET | l'emprunteur |
| Remboursement | Encaissement | REMBOURSEMENT | l'emprunteur |
| Intérêts | Encaissement | INTERETS | l'emprunteur |
Le solde du compte refuse un prêt supérieur à ce qui est en caisse. Pour connaître ce qu'un emprunteur doit encore, filtrez sur lui : sorties PRET moins encaissements REMBOURSEMENT. Le calcul reste manuel.
Tontine d'épargne (chacun reprend sa part en fin d'année)
Ici, ce qui compte est le solde individuel de chaque membre. Donnez à chacun son propre compte de type Wallet (Finances → Comptes → Nouveau compte → Wallet) :
| Champ | Valeur |
|---|---|
| Intitulé | Épargne — Paul Mbarga |
| Propriétaire (contact) | le membre |
| Autoriser le solde négatif | désactivé (réglage par défaut) |
Chaque cotisation est un Encaissement sur le wallet du membre : son solde est ce qu'il a épargné. En fin de cycle, une Dépense de la totalité lui rend sa part. Le wallet refuse de payer plus que ce que le membre a épargné.
Saisissez depuis la page du wallet, pas depuis Transactions. Les wallets n'apparaissent pas dans la liste des comptes du bouton Nouvelle de l'écran Transactions. Ouvrez le wallet (Finances → Comptes, ligne « Wallets »), puis cliquez sur le bouton vert « Op. » : la fenêtre « Nouvel encaissement » propose Opération (Encaissement ou Dépense), Date/heure, Référence, Libellé, Montant, Catégorie, Partenaire et Note. Le solde de chaque wallet est affiché en haut de sa page et dans la liste des comptes.
À réserver aux tontines d'épargne : cela crée un compte par membre, ce qui alourdit une tontine de rotation.
Ce que Justin sait désormais
Après quelques séances, le cahier raturé et la boîte en fer ne sont plus la seule référence de Justin. Il saisit chaque cotisation devant le groupe, voit tout de suite qui n'a pas de ligne pour la séance en cours, et sait que le solde de la caisse doit retomber à zéro une fois la main remise. Quand un membre conteste, il ouvre sa fiche : ce qu'il a cotisé, ce qu'il a reçu, ligne par ligne. La séance 3 n'aurait pas duré dix minutes de discussion, mais dix secondes de recherche.
Les réflexes à prendre
- 1Un compte par tontine. L'argent du groupe ne se mélange jamais avec le vôtre.
- 2Toujours renseigner le membre. Une opération sans membre disparaît de la situation individuelle.
- 3Écrire libellés et catégories toujours de la même façon. COTISATION et Cotisation produisent deux lignes distinctes dans vos totaux.
- 4Cliquer la ligne exacte dans la liste des catégories. La touche Entrée valide la première ligne surlignée, qui peut être une catégorie voisine.
- 5Saisir le jour de la séance, cotisation par cotisation, en présence du groupe : c'est ce qui rend le compte incontestable.
- 6Changer la période. L'écran Transactions s'ouvre sur la journée en cours : si vous ne voyez rien, cliquez sur « Cette année ».
- 7Ne pas confondre transfert et dépense. Déplacer de l'argent d'un compte de la tontine à un autre est un transfert.
- 8Ne pas lire le solde global comme le vôtre. Le « Solde global — tous comptes » du Tableau de bord additionne aussi l'argent des tontines.
Ce que ce guide ne couvre pas
Volontairement limité aux modules Contacts et Finances de l'espace Personnel :
- pas d'ordre de passage : qui reçoit à quelle séance se note à part (papier, Agenda) ;
- pas de liste automatique des impayés par séance : on les repère avec le filtre Mot-clé ;
- pas d'échéancier ni de calcul automatique des intérêts pour les prêts internes ;
- pas d'accès pour les membres : chacun ne consulte pas sa propre situation, c'est vous qui la lisez pour lui ;
- pas de rappel automatique aux membres en retard ;
- pas de tableau membres × séances à l'écran : il passe par l'export CSV décrit plus haut ;
- pas de wallet dans la saisie rapide de l'écran Transactions : les opérations d'un wallet se saisissent depuis sa page.
Ces besoins relèveraient d'un module dédié aux tontines.
Contacts et Finances sont disponibles gratuitement dans l'espace Personnel — sans carte bancaire.
